OA系统需求分析 一、建设背景 办公自动化系统(即OA系统)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。随着互联网技术(Intranet、Internet)在我国迅速发展和普及,OA在数字化办公领域和企业信息化建设中扮演着越来越重要的角色。因此,现阶段有必要引进建设一套技术先进,符合当前办公发展需要的办公自动化系统,增强协作,以更大发挥信息技术的优势,满足行政办公需求,进一步提高公司行政办公的效率。 二、建设目标 1、实现全公司的数据共享,基本解决信息孤岛问题。不同业务的基础数据做到一次录入,跨部门、跨业务系统重复使用; 2、提供可靠的、可追查的公文流转平台,有效的缩短公务处理的周期,加快公文流转过程,减少路耗、找人、等待等中间环节,保持公务处理渠道的畅通; 3、打破时空及地域限制,实现无纸化办公,远程办公、异地办公; 4、通过信息网络平台,提高信息统计和分析的水平,为领导提供准确、实时的预测和决策的辅助支持; 5、提供完善的信息交流机制,方便公司各部门、办公室和员工之间日常办公及业务信息的交流和管理,实现业务办理互联互通,信息数据共享; 6、充分利用将要建设的网络环境及已有的网络配置资源,充分地保护已有的信息化投资; 7、解决网络办公应用中的最大难题——机构和管理模式的经常变动的问题,由用户自定义管理模式,实现真正的部门综合业务处理机制; 8、以行政办公系统为基础,实现与业务系统的无缝耦合,建成一流的企业综合办公系统。 三、建设原则 公司OA系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、有限开源性、可扩展性、可维护性等原则。 1、先进性:应当采用当今主流技术,既要考虑应用平台和工具的先进,更要考虑系统结构和应用设计的先进性,以适应总体上业务管理、发展规划和细节上事务办理的需求。 2、可靠性:系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术,保证系统在大数据量、高并发的情况下长时间不间断地安全运行。 3、实用性:根据业务需求和业务流程,从方便用户使用的角度进行系统设计、功能和模块划分。工作流程设计要求简捷流畅,能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况。 4、安全性:系统建设要符合用户对信息安全管理的要求,建立完善可靠的安全保障体系,对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力,确保系统具有严格的身份认证功能,并有相应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护。 5、易使用性:主要体现在两个方面:一是应用界面简捷、直观,尽量减少菜单的层次和不必要的点击过程,使用户在使用时一目了然,便于快速掌握系统操作方法,特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯,方便非计算机专业人员的使用;二是应提供联机的或脱机的帮助手段。 6、开放性:为了使系统具有较强的生命力和开放性,应遵循已有的国际标准和国内标准,以利于采用多种先进技术和产品。 7、有限开源性:随着业务逻辑的改变,需要对系统进行维护、微调或二次开发。对该系统的非核心代码,应该开放。并提供规范的数据库设计,接口规范。 8、可扩展性:该信息系统是一个不断发展中的应用系统,在系统设计时要考虑到新技术,新产品出现时对本系统的兼容性;当业务需求、外部环境发生变化时,可以扩展系统的功能和性能。软件设计要简明,各功能模块间的耦合度小,以适应业务发展需要,便于系统的继承和扩展。 9、可维护性:系统应具有良好的结构,各个部分应有明确和完整的定义,使得局部的修改不影响全局和其他部分的结构和运行。 四、系统功能需求 1、信息资讯 通过资讯,实现信息共享功能,实现电子文档(通知、公告、文件等)、内 部刊物、通讯录、规章制度及标准、规范的共享,方便存取、汇集、管理和查询。解决目前信息共享资源分散、不足和工作效率较低的问题。 信息资讯的基本内容包括公司文件、内部刊物、内部信息等。资讯来源可以是办结公文、收集整理的外部来文、法律法规,或者由个人收藏资料里共享出来的资料等。由于政务信息来源于不同部门,因此,要能支持自定义不同的分类栏目,并指定不同栏目管理员和管理部门,由栏目管理员收集、管理和发布各类资讯。具体栏目可以定义显示在部门门户或总门户。 (1)公司文件 登记保存OA系统办结的所有公文,可通过收文、发文等模块自动归入相应文件模块,在本模块中可授权给相关人员查询阅读。 (2)政策法规 记载国家近年来颁布的有关法律法规,用户可以通过目录、关键词及全文检索找到相应的法律法规内容。所有被赋予权限的负责人都可以起草、提交、撤消规章制度。 (3)内部信息 提供收集发布单位内部相关信息,如领导重要讲话、工作报告等等有助于开展工作的信息。 (4)标准及规范 提供发布从各种渠道收集的电子版产品标准、规范等。管理员能授权控制删除与作废的权限。 (5)质量监督:确保公司质量管理体系的运行。 包括(但不限于)以下几个方面的栏目: ①资质管理,实现对内公开公司的资质情况,很多具有版本的文件构成。 ②能力验证,发布能力验证(比对等)计划、比对结果,能力验证总结。 ③培训管理,发布培训计划、结果等。 ④计量标准,管理计量标准目录,每个标准有日期属性,能设置提醒功能。 ⑤体系文件,一本电子书,非常强调版本的有效性。 (6)信息检索 提供整个系统所有公文和信息的关键字、发布时间等检索或全文检索引擎。 2、公共信息 公共信息用于实现公司各部门之间内部信息发布、交流和共享。 系统要支持不同风格的信息栏目的设置,可实现各类信息的编录、审核和发布,信息发布格式可自定义,不同层级用户可根据权限将信息发布到本部门办公平台。各类公共信息由授予权限的栏目管理员统一管理和发布。 (1)公告 是单位内部的公告栏,以方便内部人员及时了解相关公告。登记了新公告栏后,即可发布到首页的最新消息里。支持传阅,把最新的公告传阅给相关人员。 (2)工作动态 特别注意,每个部门都可以发布本部门的工作动态,以方便内部人员相互通晓部门之间的工作。首页的工作动态是各部门工作动态的集合。 (3)通知通报 同公告,但实现方式同工作动态。也是各部门的子栏目汇总成门户的总栏目。 (4)意见箱 意见箱是单位内部人员发布意见、建议的地方,发布建议的时候,可以指定建议的读者,也可以通过传阅把建议发给相关人员,意见发布可署名也可以匿名发表,由发布者控制。后台实际上增加字段控制是否显示发布人。(超级管理员才可以查看匿名发表者的姓名) (5)网上调查 实现基于web的某一主题的观点支持率的收集功能,以方便收集民意。其方式主要分为记名的和不记名的两种,记名的方式一般是一些针对性比较强的、范围比较小的调查,而不记名的方式一般就没有这种限制。是否需要记名,应该在显著位置标示出来。 网上调查应实现的另外一种功能是网上开展意见征求。可以指定参与的部门或人员,也可以不指定。比如,公司在出台一些政策时,可以先网上征求意见,并自动收集反馈意见(强制性实现“无意见”,或“有意见”)。 (6)论坛 为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。论坛可设置多个论坛区,论坛区下面可设置多个版面,授权用户(通常为部门负责人)可在各版面 提出话题发起讨论,并可进行咨询、解答和收集意见等活动。以期实现对公司重大发展,重要决策,重点政策的民主讨论。 (7)汇总。 根据供应商的设计方案,需要在首页设计出汇总的公共信息(如下面的“工作动态”),指定该栏目信息的来源,实现栏目信息的自动汇总。或在首页增加一个通用的栏目,实现显示最新增加到OA系统的文档,而不管它来自哪个栏目中。即使用户在一个很次要的栏目中发布了一个通知,那么,可以把该文档提取出来,并显示出名称、栏目、日期。 3、公文处理 公文管理是办公自动化系统的最为核心的应用,它主要分为收文、发文和办文三大类。 (1)收文 收文包括:公文签收、登记等处理流程。 系统支持两种收文方式:一种是纸质文件,需实现扫描成图片文件输入并阅读浏览;另外一种为电子文件,需支持较简单的从市局OA系统收取电子公文,一期为间接收文。二期工程实现直接收文。 只有具备收文登记权限的人才能新建收文。 支持退文。 系统要具有对重要来文的安全处理方案。 收文处理的流转环节可灵活调整,流转环节数和流转过程可根据需要重新定义。 系统应具有杜绝“死文”发生,收文动态跟踪功能。 (2)发文 发文可按个人、集体、部室执行,并生成月度、年度发文登记表(分权限),包括:拟稿、审稿、核稿、审签、会签、签发、编号、校对、分发、归档等处理流程。 系统可以对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。 可以使用预先定义的公文模版(推荐使用word格式)进行拟搞。并支持多个模 版。 可根据发文字号自动生成发文文号。 可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单(输出到word文件或其他格式后由用户打印)送领导批示。 发文处理流程的流转环节可灵活调整,根据需要增减和重新命名,流转方向除向前传递外,也可回传或回撤,并且实现发文会签功能。 (3)办文 办文包括拟办、批示、承办、分发、反馈、传阅、催办、归档等处理流程。 系统可以对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。 可实现公文的在线编辑,审批痕迹保留,常用语。 对于仅仅需要传阅的公文,提供并发机制,加快公文办理进度。 可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单(输出word文件后由用户打印)送领导批示。 办文处理流程的流转环节可灵活调整,根据需要增减和重新命名,流转方向除向前传递外,也可回传或回撤,并且实现文件会签功能。 该用户已完成的公文能存储在系统中的个人文件夹中以便以后查找。 已办结的公文能通过归档的操作,归档到OA的电子资源数据库中,以供有权限的用户进行查询。 (4)督办催办 落实和跟踪各部室的办文情况与进度,按指定的时间段汇总各部室的办文情况与进度,可以在系统中使用预先定义的公文模版(word格式)起草交办通知、催办通知和督办通知等公文。 系统提供督办事项一览表,以便经办人能对其经办的所有督办事项有一个实时、全面的了解。 督办过程的电话催办等过程可详细记录备查。 (5)代理授权 当个人特别是领导出差或休假时,为了不延误其与相关人员或部门的工作,这就要求个人在出差或休假时,其工作得有人接管或代理。授权可以是本人,也 可以是系统管理员进行设置。 代理授权是为了解决个人出差或休假期间对公文处理权限的指定代理过程。当出差或休假完成后,可以取消代理设置,并可以查阅其出差或休假期间代理人为其处理了哪些工作,代理情况如何等。 需考虑到实际情况,如一个人往往会一身多职,会有多种业务,因此可以设定多个代理人完成不同类型的工作。 (6)交办功能 某用户可以把自己的任务通过申请后交给某人接任,交办成功后,任何人对该用户发文时自动提醒该用户已经交给某人办理,并要求确定是否继续办理,交办完成后生成交办期间工作目录表。 某员工调职或离职后,其原来岗位的文件和任务能通过系统自动交办给接任人,使接任人能立刻接手其岗位的工作。(或权限的克隆) (7)查询统计 可以根据管理权限和指定条件查知当前公文处理情况和领导批示,可根据发文单位、时间等组合查询,并提供个人或部门在一定的时间段内所办理过的公文情况汇总表,系统至少应能按月度、季度和年度为当前用户或部门生成办文统计报表,并打印等辅助功能。 (8)流程监控 实现对公文处理的流转情况监控,用户可以查看本人所参与办理的公文的运作情况,领导可以查看本单位所有人参与办理的公文的运作情况。 4、公文归档 应实现档案管理系统和OA系统的无缝连接,公文办结后可以分类归档,系统提供灵活、便捷的查询检索功能。档案管理可以按公文属性进行分类。(如通知,请示,上行文等) 5、综合事务管理 综合事务管理主要包括:会议管理、领导日程、字典管理(文号管理、来文单位)、通讯录和人事管理等等。 5.1会议管理 举办会议是单位办公的重要形式之一。会议室及会议设施是一种需要共享的 资源。 办公室可以将会议室的情况登记在OA系统中。各部室组织的会议需要使用会议室时,通过OA可以查看各个会议室的使用情况,以预定使用哪个会议室,而且确定会议室的使用时间。 会议安排应具有会议室冲突检测、参会领导时间冲突检测等提示功能。 会议室预定成功后,通过会议管理模块,登记会议的议题、时间、会议室、参与人、主持人、会议资料上传到系统。系统会自动形成会议通知单,并由会议发起人发送给相关人员,同时系统会自动生成一条消息显示在公告栏中,并可以在指定时间对相关人员进行会议提醒。 会议参与人收到会议通知后,系统会自动发给会议发起人一个回执进行确认,以便确认是否通知到位。会议参与人还可以直接在OA系统中下载会议资料、议题等文件。 会议管理系统应可以查询、统计会议室使用情况和各种会议情况等。 5.2领导日程 领导是一种角色,设置为公司领导即需要进行日程安排。通过按时间、活动内容为序的领导日程汇总表,以便了解各项活动有哪些领导参加。领导日程汇总表显示在首页。 领导日程通常由领导自行填写,并可以灵活选择需要参与工作的人员(即建立多个常用的私有组)。 领导日程安排应能通过权限设置,使具有权限的用户能对领导日程进行维护和管理,有权限用户在为领导安排日程时,可以通过选择任何领导为其安排工作日程。同时用户可以根据领导日程安排生成每天、每周和每月的活动安排表。5.3文号管理 文号是公文管理过程中必不可少的,但是,由于不同的单位其文号的编制或管理的方式可能不同,为了适应不同单位文号管理机制,为用户提供了通过先定义,后使用的方式的文号管理模式,只要用户按照本单位的公文文号编制原则:“文件字+[年号]+文件号”定义好,那么在公文处理过程中,系统就可以根据用户定义的原则自动地生成所需要的文号。 公文文号支持多个编号方式。 文号一般只能由系统管理员或授权用户进行维护和管理,其维护管理包括:增加、修改、删除。 文号管理不仅提供以上维护管理,而还提供了补号和预留文号的功能,其目的为了防止用户在进行公文管理时,某些公文因为操作错误而废除公文时,文号没有被使用,而产生文号漏号或者因为某篇公文需要使用某个文号而无法获取。 5.4来文单位 在公文管理过程中,收文一般都是外单位发来的公文,为了在进行收文办理过程中,方便用户填写主、抄送单位,也为了更加规范对主、抄送单位的命名,为用户建立了来文单位的管理,只要用户在使用收文管理之前,将可能的来文单位定义在系统中,则用户在使用收文管理功能时,就可使用系统定义好的来文,在需要填写主、抄送单位时,选择使用,为方便用户,系统同时允许用户直接录入新的单位信息。 来文单位的维护管理一般只提供给系统管理员或已授权的用户,其管理操作包括::增加、修改、删除。 5.5通讯录 公用电话本记录公司和与外部进行联系的有关信息,部门电话本记录本部门人员的电话,个人名片是个人的可以公开的资料。公用电话本公开给所有人查阅和使用,但只有有权人员才能管理维护。通讯录应能灵活的模糊查询,能由电子表格(Excel)导入数据。公用电话本的管理应提供如下维护管理的操作: (1)编辑操作(增、删、改); (2)查询操作,可以对任何数据项进行模糊查询,如:电话号码(各种电话号码)、单位、姓名、职务。 5.6人事管理 实现全公司正式及聘用人员个人基本信息的自动统计和管理。解决目前个人信息较分散,手工统计、查阅不方便的问题。 (1)工号作为OA系统的帐号管理中人员帐号的依据。 (2)人员基本信息、工资、奖金等。能够处理工资调整(普调和特别调整) (3)能够完成统计汇总,手工设置查询条件,特别注意年龄段的问题。 (4)报表中心可以提取相关数据,如学历分布图等。 5.7车辆管理 能对公司的车辆进行档案管理,违章及事故管理,费用管理,综合查询报表统计,系统维护,车辆维护期限提醒,并根据要求生成相应报表。 重点是各部门的车辆费用(修理,油费等),各部室能将其计入自己的成本。 用车登记,车辆调度在二期工程中实现。 5.8物品管理 实现全公司日常办公用品、标准物质、药品等低值易耗品申购、入库、领用的精细化管理。 包括物品入仓登记、划出、划入、领用、报废、库存调整、物品库存与使用查询,并能生成相应的表格(按部门,月汇总)。 用带表单的工作流实现申请购置功能。 物品的领出归还与事务流程进行联动,即在物品调拨流程中进行物品领出时,物品库中数量自动减少;反之当物品调拨流程中的物品归还时,物品库中数量自动增加。 各部门可以查询领用的物品,个人可以查询自己领用的物品。 5.9接待管理 接待工作是日常办公中的重要内容。 要实现公司政务接待工作的有效管理,对被接待人员的安排、参与人员和部门实现提前通知。(手机或邮件)。 通过接待管理模块,登记接待的议题、时间、人员、参与人、主持人、相关资料上传到系统。系统会自动形成通知单,并由发起人发送给相关人员,同时系统会自动生成一条消息显示在公告栏中,并可以在指定时间对相关人员进行提醒。 参与人收到通知后,系统会自动反馈发起人一个回执进行确认。参与人还可以直接在OA系统中下载相关资料。 5.10设备管理 实现全公司办公、检测设备等固定资产从申购、验收、登记、发放到报废全流程的精细化管理。解决目前设备管理采用人工方式带来的申购周期较长和工作量大的问题。 重点关注: (1)资产管理。(申购、验收、登记、领用、维护、维修、报废、划拨等) (2)量值溯源。(周期、单位、费用、备注等) (3)资产折旧。(各部门可以查询自己的折旧情况) (4)每个人可以查询自己保管的资产情况,每个部门可以掌握自己的资产情况。 (5)部分数据能展现在报表中心,如设备分布图等。 5.11财务管理 独立于财务软件的简单财务管理功能,实现各部门收入与成本、人员工资的即时查询。有利于增加透明度,激发各部门采取有效的方式创收和进行合理的成本控制。 重点关注: (1)按日录入各中心的检测收入,每天扎帐后可以录入当日数据。 (2)各部室的开支,仅仅考虑计入成本的部分,以便部门掌握自己的开支情况。数据来源于财务部门的报销数据,以及折旧等。 (3)严格控制查看的权限。 5.12科技项目管理 科技项目分类管理,按项目管理相关的文件。 5.13事务管理 通过自定义工作流引擎,设备及办公用品申请采购审批、用款审批流程、出访审批、报销审批、人员请假等事务流程,能通过系统进行控制与管理,并能生成相应的表格。 5.14值班管理 日常值班,节假日值班管理,并生成值班登记表。自动发布到公告牌中。5.15物业管理 楼房、机电设备维修、房租、会场场租、水电费等事项的查询和管理,并能生成相应的表格。 6、个人办公 为用户提供一个个人办公平台,提供日常管理办公所需的电子工具和文档信息服务。 6.1待办事宜 用户只要打开个人办公首页,需审批公文、请示报告、公告信息等都显示在待办事宜中,通过待办事宜可以直接进入办理各种事务。能对待办公文的未办条数和公告栏、消息栏等未读信息进行弹出框或短信提醒。 6.2消息管理 系统提供类似邮件传递方式的消息传递,能编写正文和添加一定数量和大小的附件,进行一对一或一对多的发送,并且提供短信的提醒功能。与标准的邮件系统不同,这里不需要回执,但是发件人可以查询是否对方已经查看。 6.3个人工作日志 记录记录和统计个人每天的工作情况,即个人每天做了哪些工作,便于工作总结。 6.4文件收藏夹 收集个人的工作文件,可以按资源管理器的方式进行管理,并能移动。能设置为共享,实现资源共享。 6.5 个人日历 设置可重复的会议、约会、提醒信息,提供管理工作计划和日程的工具。6.6 即时通讯 系统提供方便的邮件和短信联系方式,包含系统短信(关注“我知道了”,“以后再说”两个功能)和手机短信两种沟通形式。 6.7个人通讯录 个性化的个人地址本,可对个人通讯簿进行录入、修改、删除、备份、导入和条件查询。 6.8 个人设置 设置用户个人密码,修改用户姓名、联系方式、手机等信息,也可设置出差、休假等用户状态。同时在个人设置中可以定制个性化办公桌面风格。 请注意,短信平台需要使用联系电话,用户的手机号码或小灵通号码改变,需要自动生成审批任务。 7、报表中心 7.1报表中心 根据权限,不同的用户可以在报表中心查看系统授权的报表。并可以在一定程序上改变报表的表现形式,如是否有图例,颜色,数据,表格,类型等。并能够导出或打印图表。 7.2报表设计 系统管理员可以增加报表,修改已有报表,并对报表设置默认值,数据录入方式,数据校验(如果可能),权限设置等。应在此功能中实现调试(或预览)。报表通常应该有设计、审核、打印、打印日期(务必注意使用服务器时间,防止作弊)。可以设计为一个标签栏目(如机械图的效果),后台控制是否显示。 提供可见即所得的报表定制功能,高级用户经过较短时间的培训,即可完成报表的自定义。 7.3数据维护 支持数据的手工录入,校验,批量导入。严格设计权限,特定的用户只能录入或修改指定的报表数据。 8、后台管理 8.1用户管理 实现统一的用户管理平台,其中包括实现灵活地对机构、组和人员的管理。系统要求用户管理应以对象树(相似于Windows的资源管理器)及相对不同的对象类型(机构即部门、组、人员均应有相应的编辑界面)的表现形式提供给用户,并进行相应用户权限的设置。 请注意,不同的用户可以建立多个私有组,把不同的人归入相应的组。 8.2流程表单管理 管理员根据实际工作需要在工作流引擎中制定公文管理的相关审批工作流程。支持使用表单生成器中制作各类表单的显示界面,如文件呈批表、文件呈阅表等。提供图形化的流程定义和制作工具,管理和维护人员可利用它对页面样式方便快捷的进行编辑和管理。流程中某些环节的修改不能影响其他环节的正常运行,并且不影响之前公文的正常流转,并且可以根据需要随时更改,即时生效。某表单修改后能实现对其他相关联的表单的对应项自动进行相关的修改。 8.3表单权限管理 管理员能根据不同流程和表单的需要设置某一流程表单的各项权限,如是否 可编辑、是否可打印、是否可跳转流程,是否加锁等。权限的设置界面与表达要简明易懂,能通过简单的培训使管理员了解各项表单权限的功能与设置方式。 8.4公文管理 管理员能改变公文实例的当前状态,对产生的公文实现结束、挂起、锁定、恢复、删除等操作。 8.5日志管理 能记录用户在使用系统过程中,对系统所做的操作。 8.6基础数据管理 任何公文在办理过程中,都需要定义说明公文密级和速级,文号的分类,提醒的方式,基础数据管理是根据系统在实施过程中,用户对公文基础输入数据的要求而设计的功能。其目的一是为了方便用户输入,二是为规范这些数据的输入标准。 8.7在线用户监控 在线用户监控就是系统管理员,可以通过此功能监视使用系统的所有用户,如果统管理员发现某在线用户可疑并经查实,确认其非法时,则中断该用户的使用权。 8.8数据的备份与恢复 能通过系统的管理页面设定时间周期,系统自动完成系统数据库和相关配置文件的备份,并能使用光盘等媒介进行数据的异地备份。 能通过系统的管理页面简单地进行系统数据库和相关配置文件的恢复。 9、系统接口 本系统在总体设计思路上采用分布式多层架构。为实现公文上传下达、信息交互、资产管理、会议通知下达等核心功能,系统要预留各种必要的接口,系统接口主要包括: (1)CA认证系统接口; (2)电子公文交换系统接口; (3)电子印章系统接口; (4)档案系统接口。
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