XXX公司协同办公系统管理办法

XXX公司协同办公系统

管理办法

为确保华天动力协同OA办公系统（以下简称“OA系统”）安全、畅通运行，充分发挥OA系统的作用，提高工作效率，特制定本暂行办法。

第一章 总则

第一条 OA系统内容包括审批流转、公文收发、文档管理、信息发布、工作重心、个人设置、综合行政等功能，旨在实现文件、流程无纸化传输、信息共享和交流，规范公务管理流程，提高办公效率。

第二条 OA系统以事件为中心，从发文、办理、行文至办结，均需进入OA系统运转，运转过程中，OA系统将对每一步操作自动留痕，作为管理资料备查，并对每步操作进行效能督查。

第四条 本系统的应用分两个阶段：第一阶段自xxxx-xx-xx至xxxx-xx-xx 为试运行期，实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试运行期为半年；第二阶段自xxxx-xx-xx起，系统投入正式运行，所有非涉密文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。涉密和不便通过OA系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第五条 本办法适用于经批准使用OA系统的流程及使用范围，已经批准的使用中心（以下简称使用单位）和各使用单位的使用人员(以下简称使用人员)，需按相关规定进行规范使用。

第二章 系统管理

第六条 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。

第七条 使用单位及人员在工作时间内应保持开机登录OA系统状态，保证及时动态接收、处置和办理文件。

第八条 使用单位主要负责人为本单位OA系统的第一责任人，所有文件均由主要负责人接收并交办。

第九条 人力行政中心信息部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其他相关部门职责:

（一） 人力行政中心负责

（二）（看OA系统相关模块指定人员）到时再细说

（三）文档管理员:

（四）

（五）信息部负责培训各使用单位系统管理人员和使用人员；

第三章 运转流程

第十条

第十一条

第十二条

第十三条

第十四条

第十五条

第十六条

第十七条

第十八条

第十九条

。

第二十条

第二十一条 请假等管理：单位人员请休病假或事假，须经协同系统传递填写请假单，根据情况提交给本部门领导审核，========

第二十二条 会议管理：

第二十三条 公告管理：由人力行政中心发布公告通知等信息，特殊文件等公告需经人力行政中心总监审批后方可在OA系统上发布。

第四章 效能督查

第二十四条流程办理应在指定的时间内办完，系统将自动记录并及时提示办理情况，

(指定专人负责效能督查监控工作)此工作应该安排人员（建议信息部应增编一名软件开发方面较强的专员）进行效能督查。好方便进行统计并通报效能督查结果。建议效能督查结果将与年终目标任务及考评挂钩。

第二十五条 效能督查分为对审批流程的办理时限督查和该件在各个环节的办理时限督查。总的办理时限以发文及竣工的时限为准，各部门负责人及中心领导可根据个人审批时间安排向中心内部及部门内部沟通确认每天的交办时间规范。

为保证各类电子文件的及时收发，工作人员应在每天的 8：00-9：00、10：30-11：30、14：00-15：00、17：00-18：00这四个时段登陆到OA系统，接收各类文件。使用人员如因出差或请假者，应指定任务授权代理人。

第五章 保密与安全

第二十六条 文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，并在公司相关规章制度及可公开的文章知识发布后及时的上传到知识文档模块中，系统自动生成不可下载、不可复制、不可打印的效果供公司所有使用查阅，使用人员不得将文档信息涉密。

第二十七条 从外网联入OA系统的计算机，应安装杀毒软件，以防病毒入侵。

第二十八条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在OA系统中的任何模块(如:网络硬盘)。

第二十九条 使用人员应严格执行有关操作规程，不得侦测、盗用他人帐号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息。

第六章 系统维护

第三十条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除。

第三十一条 服务器出现故障，导致系统无法正常运行等其他无法正常使用的，应及时通知使用`位并尽快查明原因、排除故障，恢复正常，如因系统维护等相关原因需停用情况的系统管理员应提前半天发布通知（特殊情况例外）。

第三十二条 系统管理员负责每日对OA系统数据进行本机备份，每月末对OA系统完整数据进行一次异地备份。

第三十三条 论坛管理员应定期归档讨论区内容；文档管理员应定期整理知识管理栏中的文档资料，及时删除过期无效文档；使用人员应及时删除在OA系统上生成的失效或错发信息。

第七章 考核

第三十四条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入季度或年度考核范围。

第三十五条 奖罚

1．对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理，对考考核周期内处理事务周期较短的奖惩相关规定进行奖励。

2．对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用单位和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。

3．对泄落机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。

第八章 附则

第三十六条 本办法自下发之日起执行。