关于集团公司协同办公系统上线运行方案的通知

关于集团公司协同办公系统上线运行方案的通知

集团公司各单位：

为保证集团公司协同办公系统项目扎实推进、如期完成，交付使用后正常运行，在目前已基本具备试运行条件的情况下，结合集团公司实际现状，本着先易后难、分批实施，抓好“关键性”和“经常性”功能应用的原则，特制定集团公司协同办公系统上线运行方案。

一、工作进度安排

（一）确定公文流程阶段：2月1日-2月29日。

明确公文处理（收发文审批等）现行流程，召开专题会议讨论确认；建立电子流程，并在试点单位测试运行。

试点单位包括：公司办公室、党群工作部、人力资源部、科技发展部、信息技术中心、股份总经办、农装事业部。

（二）培训与系统配置阶段：2月18日-3月30日。

1、普通员工培训，2月18日-2月29日。

经培训后进行上机操作考试，考试不合格者进入下期继续培训直至合格。

2、系统基础应用设置，各批次系统管理员培训后一周内完成。由各单位系统管理员制定本单位的项目推进计划，对本单位的用户、权限、栏目等进行核对、设置，并完成用户权限设置、栏目设置。

3、各单位系统管理员完成本单位内部流程的设计、设置，各批次系统管理员培训后两周内完成。

4、最终用户培训、系统模拟运行，3月1日-30日。

普通用户培训：各单位的OA用户（含单位领导）通过培训掌握OA系统的基本使用技能，由各单位系统管理员负责组织并记录培训情况。

领导用户培训：集团公司、股份公司领导由项目组统一组织培训。

经培训后各单位用户实际操作OA系统进行练习试用，熟悉OA软件的使用方法，以真实的业务为实例进行并行运行。

（三）试运行阶段：4月1日-5月31日。

1、自4月1日起，各单位之间的公文来往、信息稿件的报送和信息期刊的发布、督催办通知的下达和办理结果反馈等，可分别通过协同办公系统进行。正式公文、公告、会议通知、简报、工作安排、督催办通知及其反馈应具备发送电子文档条件。

2、为确保办文方式平稳过渡，各类文件在试运行期间可采用纸质和电子文件同步进行，经过不断完善后,逐步取消纸质文件；各单位间的公文传递除了在系统上发送电子文件外，还应按传统方式同步提交一份纸质文件，纸质文件和电子文件内容应保持一致；公文流转过程中，当纸质文件先于电子文件送达时，不得将纸质文件转入下一流程。

3、系统登陆地址为http://*****：9081/easportal。各用户在首次登陆成功后必须立即重新设置个人密码，以免出现越权操作；所有OA系统用户应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员；所有OA系统用户工作时间都必须登录OA系统查看文件，确保信息畅通；出差或请假期间，须指定授权的公文代办人代办。

4、4月30 日完成与业务系统集成开发及推广培训，5月1日开始集成开发功能试运行。

5、项目组根据试运行情况修改完善相关流程、功能，建立系统管理制度、操作指南及相关文档；建立备份机制和灾难恢复机制；建立应急预案。

（四）正式运行与总结阶段：6月1日-6月30日。

1、自6月1日起，集团公司全面联网办公，所有非涉密一般性文件、公告、通知、内部刊物、办公信息等，除发放少量纸质文件供存档或对外办事使用外，均以电子文件形式在系统内流转、发放，涉密和不便通过系统流转的文件仍按纸质文件方式处理。

2、项目组根据实施情况进行项目实施总结，整理项目文档，组织项目验收。

二、工作要求

（一）加强领导，抓好落实。

1、实施协同办公系统是一项时间紧、要求高、技术性强、涉及面广的工作，各单位要高度重视，加强领导，切实做好系统的应用推广工作，严格按照项目要求处理电子公文和信息文件，积极组织有关人员学习系统应用相关知识，熟悉掌握系统操作方法和业务规范，尽快完成从传统办公方式向电子办公方式转变。

2、协同办公系统试运行期间，项目组负责组织协调做好各项准备和运行工作，同时负责做好各单位培训工作。

3、各单位各部门成立专门工作小组，明确2名系统管理员，并由一名领导主管此项工作。

（二）建章立制，严格管理。

1、为加强管理，确保电子公文安全、规范传输，在系统正式运行前公司办负责制定《协同办公系统使用管理办法》，规范电子公文接收、登记、分办、批办、承办以及电子公文的拟稿、审核、签发、编号、分发、归档等各环节处理规程；信息技术中心负责制定《协同办公系统技术管理制度》；实施顾问负责制定《协同办公系统使用手册》。

2、各单位要建立健全管理制度，包括网络管理制度、电子公文管理制度、安全保密制度等，确保电子公文的严肃性和安全性；科学划分管理权限，加强安全管理，严格控制无关人员对系统的访问，及时清除计算机病毒，排除各种安全隐患，确保办公和网络信息的安全；落实专人负责电子公文的接收、发送及电子公章的使用等工作，确保公文交换安全、保密、准确、及时。

3、协同办公系统由信息技术中心统一维护，试运行期间为每个单位指派一名联络员，辅导各单位项目推进工作。各单位在应用过程中如果遇到困难、问题或产生新的需求，可及时与信息技术中心联系解决。

（三）资源共享，强化督查。

1、协同办公系统是集团公司统一推广使用的办公自动化软件，各单位必须统一使用，保证公文流转和办公流程的顺畅。项目组要抓好系统建设和管理，确保该系统逐步满足各单位的办公需要。

2、尚未接入集团公司骨干网的单位，抓紧时间与信息技术中心联系，尽快实现联网。

3、协同办公系统试运行和应用工作纳入各单位的绩效目标管理。项目组加强督促、检查，及时掌握动态，各单位的项目主管领导、系统管理员定期召开会议，对项目工作不合格的单位列出名单，并进行批评考核。

三、考核办法

在协同办公项目推进过程中，对影响系统试运行和应用工作，未能按项目进度要求完成任务的单位, 视具体情况及影响程度在当月考核系统管理员100-300元，责任单位领导500-1000元，除经济处罚外还将给予通报批评并责令改正。按进度完成任务并取得良好效果的单位，根据考核情况，对系统管理员和单位主管领导进行嘉奖。各单位根据项目组下达的考核通知单落实考核。

（一）各实施单位考核要求。

1、项目组织：成立项目组，指派专人负责项目推进。

2、项目进度：按进度安排完成相应的项目实施和应用工作。

3、项目应用：集团公司、股份公司各职能部门全员应用，子公司、专业厂办公室、职能科室及主要领导应用；公文流转顺畅，无延迟；知识文档等栏目健全，设计合理，各栏目内容丰富，及时更新；实现公共信息资源共享，信息传递快捷。

4、试运行阶段结束时达到以下两个指标：

（1）应用范围值：A（人均上线频率）大于1次/人/天

（2）应用效率值：B（注册人员经常性在线率）大于30%

（二）各单位系统管理员考核要求。

1、按时参加培训，完成所有课程，无缺勤记录，参加培训考试成绩合格。

2、胜任并完成本单位的系统基础设置，核对本单位行政组织结构、设置维护OA用户名单及用户权限，保证数据正确无误。

3、根据项目总体进度要求，制定本单位的项目推进计划，并组织实施。

4、对本单位的用户进行业务应用功能培训，达到用户培训率100%，指导本单位用户的系统应用，并及时解决相关问题。

5、设置并管理本单位的新闻中心、通知公告、知识中心栏目，推进本单位各栏目的应用。

6、分析并设计本单位内部业务流程，并推进流程的应用。

7、按照项目要求处理电子公文和信息文件。

8、项目组安排的其他工作。

主题词：信息 系统 办公自动化 方案 通知

集团公司办公室 2022年2月20日印发