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 合同台账


<采购合同>是管理合同的一个模块。合同是甲乙双方的交易凭据,在信息化飞速发展的今天,越来越多的企业开始注重对合同的管理,华天动力OA系统的采购合同提供对合同全生命周期的管理,从合同的登记、审批到付款计划、合同评估、进度把控、风险监督。在这里用户可以帮助企业规范合同的签订和履行,能够有效的防范风险、优化管理。

2.2合同台账使用

点击“合同台账”,进入合同台账画面,此处可以针对采购的需求签订采购合同,并可做合同的评价、进度/风险的管控、以及终止合同等操作。

图22-1-合同台账画面

2.3新建合同

点击【新建】按钮,进入合同台账新建画面。

图23-1-新建合同画面

图23-2-新建合同画面

在合同的基本信息下,可选择合同类型。如果是新签的标准合同,可设定合同编号、合同名称、合同分类、选择供应商并设定合同各相关内容项。添加合同中对应的商品,将合同的电子档上传到OA系统。(如果是补充合同,需要选定主合同,并设定相关合同信息)

当“基本信息”填写完毕后,可在“付款计划”页签中设定合同的付款计划。可通过【增加】按钮,添加合同的预计付款日期及预计付款金额,如有补充,可在备注项进行说明。

图23-3-合同付款计划画面

如果之前已有付款,可在“付款历史”页签中点击【增加】按钮,增加已付款单号、付款日期、已付金额、付款方式及相关的备注信息,记录付款情况。

图23-4-合同付款历史画面

以上填写完毕后,点击【发送】按钮即可按照“合同审批设置”中设置的审批规则进行审批,审批通过后可正常使用此合同台账。

【修改】:如果需要对已经建立的采购合同信息修改,则可以点击【修改】按钮,修改内容后保存。

【删除】:如需删除采购合同,则勾选后点击【删除】按钮即可。

【合同评价】:可针对某一采购合同,进行合同的评价和备注内容的记录。

图23-5-合同评价画面

【进度/风险】:可针对已签订的采购合同的进度和本身存在的风险进行【进度/风险】的记录。记录时可选择进度或风险、填写具体的描述内容、重要度、提醒给哪些相关人员、备注信息以及处理状态。

图23-6-合同进度/风险画面

【终止合同】:如果已经签订的合同,由于某些特殊原因需要终止,则选中此合同点击【终止合同】按钮,填写终止原因和提醒给相关人员后【保存】即可。

图23-7-终止合同画面

【导出】:可以将采购合同信息导出全部数据或是指定数据。

【搜索】:可以按照合同编号、供应商、签订日期、截止日期检索采购合同。

【合同查看】:点击合同编号,可以查看此合同的详细信息,如基本信息、付款计划、付款历史、合同评价、进度/风险等。

PART3 合同审批

管理员在【基础数据设置】--【合同审批设置】中,如果设置了“合同需要内部指定人员审批同意后新建”的审批方式后,则采购员在【合同台账】中新建采购合同,需要审批人员到【采购合同】--【合同审批】中进行审批操作。

图3-1-合同审批设置画面

3.1合同审批使用

点击【合同审批】菜单后,可见合同审批中的【待审批】和【已审批】两个页签。

图31-1-合同审批画面

【待审批】:此页签中显示所有需要审批的合同,可按照合同编号、供应商、签订日期、截止日期进行检索查询。点开其中一条审批数据,可查看合同的基本信息、付款计划和付款历史,如同意,则点击【同意】按钮,如否决则点击【不同意】按钮,决定后填写审批意见【保存】即可。

图31-2-合同审批操作画面

【已审批】:显示所有已经审批过的合同信息。此处可以按照合同编号、供应商、签订日期、截止日期进行搜索查询;点击合同编号还可查看合同的基本信息、付款计划、付款历史、合同评价、进度/风险等内容。

图31-3-合同已审批画面

PART4 付款计划

“付款计划”中是用来建立某合同的付款计划,并能对已经付款的计划标记为“已付款”,支持按照合同编号、计划付款日期查询付款情况。

图4-1-付款计划画面

4.1新建付款计划

点击【新建】按钮,进入付款计划新建画面,此画面中可以选择要建立付款计划的合同编号,选择后直接带出合同名称,填写计划金额、计划日期、备注信息后【保存】即可创建付款计划。

图41-1-新建付款计划画面

【标记已付款】:在付款计划列表中如果有计划内完成付款的,勾选付款计划后,点击【标记已付款】,可将此条计划从未付款状态变为已付款状态。

【修改】:可以修改某条付款计划。

【删除】:可以删除某条付款计划。

【导出】:支持导出全部或指定的付款计划。

【搜索】:可以按照合同编号、计划付款日期查询。

PART5 合同付款历史

5.1合同付款历史使用

“合同付款历史”中记录所有合同的付款和退款情况,并可按照合同编号、开票日期、退/付款进行搜索查询。

图51-1-合同付款历史画面

【付款】:点击【付款】按钮,进入付款记录画面。此处可选择合同编号,选择后合同名称、收款单位等内容都会直接关联过来,当前人员需要输入付款方式、付款单号、付款日期、实付金额、采购员、备注等信息;如果需要开具发票的,勾选“是否开具”,则下方会显示出发票号、发票类型、开票日期、发票金额、发票开具情况等内容。以上填写无误后,执行【保存】操作,记录付款。

图51-2-合同付款画面

【退款】:点击【退款】按钮,进入到退款记录画面。可选择退款对应的合同编号,会将合同名称、收款单位信息直接关联过来。当前人员需要输入付款方式、付款单号、付款日期、实退金额、采购员、备注等信息,确认无误后,执行【保存】操作,完成退款记录。

图51-3-合同退款画面

对于合同付款历史中的信息,可进行【修改】、【删除】、【导出】的操作。

PART6 合同付款概览

合同付款情况会在“合同付款概览”里面体现,点击蓝色的已付金额可显示出此合同已付的款项明细;点击蓝色的未付金额可以出现此合同计划付款明细。用户可在此处可以按照合同编号、合同截止日期、付款状态进行查询,其查询的结果也支持【导出】。

图6-1-合同付款概览

PART7 合同提醒

“合同提醒”分为“付款计划提醒”和“合同截止日提醒”。

7.1付款计划提醒

“付款计划提醒”中默认显示近一个月的付款计划,提醒采购员需要按照计划付款日期进行相应的付款工作。还可以根据需要按照合同编号、合同名称、计划付款日期进行检索查询。

图71-1-付款计划提醒画面

7.2合同截止日提醒

“合同截止日提醒”中默认显示近一个月将要到期的合同,提醒采购员是否要续签合同。还可以根据需要按照合同编号、合同名称、合同期限进行检索查询。

图72-1-合同截止日提醒画面

PART8 全部合同

“全部合同”中显示全部的采购合同,此菜单一般给予采购的领导,用来管理和监控所有采购合同。此处可按照合同编号、供应商、签订日期、截止日期等条件进行检索查询;点击合同编号可查看合同的基本信息、付款计划、付款历史、合同评价、进度/风险等内容。此处同样支持新建、修改、合同评价、进度/风险、删除、终止合同、导出等操作,其操作方法同合同台账。

图8-1-全部合同画面

PART9 合同报表

合同报表,即采购合同相关的各类统计表。点击“合同报表”,显示合同报表画面。此处提供“月度采购统计”、“季度采购统计”、“年度采购统计”、“付款明细报表”、“合同付款概览”五种报表。

图9-1-合同报表画面

9.1月度采购统计

【月度采购统计】中可按照合同编号、合同名称、月份进行搜索查询,查询结果支持【导出】。

图91-1-月度采购统计

9.2季度采购统计

【季度采购统计】中可按照合同编号、合同名称、季度进行搜索查询,查询结果支持【导出】。

图92-1-季度采购统计

9.3年度采购统计

【年度采购统计】中可按照合同编号、合同名称、年份进行搜索查询,查询结果支持【导出】。

图93-1-年度采购统计

9.4付款明细报表

【付款明细报表】中可按照合同名称、供应商、付款日期进行搜索查询,查询结果支持【导出】。

图94-1-【付款明细报表】

9.5合同付款概览

【合同付款概览】中可按照合同编号、合同截止日期、付款状态进行搜索查询,查询结果支持【导出】。

图95-1-合同付款概览

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