知识管理体系_专注OA22年

文档是企业重要的智力资产。传统的文档以纸质文档为主，而纸质文档在存储过程中随着时间的推移难免不会出现破损或丢失，在数据量大的纸质文档中查询、转移、复制文档的时候都会耗费大量的工作时间。随着计算机的出现，电子文档也随之产生，多以office文件、pdf文件、HTML文件、纯文本文件、图片文件等形式存在，以计算机盘片、固态硬盘、磁盘和光盘等化学磁性物理材料为载体存储。而在企业的发展过程中，文档不断增多，逐渐沉淀为企业的智力资产，那么企业如何安全有效的管理企业文档是企业管理者关注的重点问题。
华天动力知识管理根据客户的实际需求，为用户搭建一个知识积累、共享、应用、创新的平台。该平台可以对企业文档进行权限管理，版本控制，文件保护，全文检索等功能。

常见问题

企业文档管理主要存在的现象和问题是：
以纸质存储的文档受时间的局限性，年久易损，易丢失，查找困难。
电子文档未有集中管理，则收集统计困难，权责不明。
文档管理员在交接时，未有详细文档说明导致文档查找困难。
文档权限划分不明，文件版本划分混乱，且文档命名不规范。
文档安全缺乏保障，无法有效协作共享。
异地办公，文档查找、传递效率低。

使用场景

权限分配
知识管理可以设置专门的文档管理员，管理员具有知识中心的所有权限，包括新建文档目录、新建文件、上传、下载、删除、修改文件等等权限，可以对知识管理中的文档目录建立权限，设置文档的允许新建、查看、修改、删除、下载等权限。
版本控制
在建立文档目录的时候可以启用版本控制，建立版本号，则在文档被编辑修改后自动进行版本编号的记录。
更新提醒
当知识管理的某个文档目录中有更新文件的时候，可以提前设置更新文件时是否通知相关人员，其通知形式可以分为以邮件、短信或者系统消息的方式传达给相关人员，以便及时查看。

功能描述

华天动力协同办公系统的知识管理，通过方便、快捷、易用的操作，为广大企业用户提供了用来创建和管理大批量文档的功能。不仅提供文档的上传、下载功能，更支持文档模板的管理，文档的更新提醒，项目体系的完美支撑，灵活的权限控制，严谨的版本管理，全面的报表分析等功能。让企业在使用过程中操作简单，查找容易，只要有权限随用随取的文档管理更大大提高了企业的工作效率。

功能组件概览

主要功能介绍

我的文档

我的文档页签中显示所有我创建的文档，包括草稿中、审批中、已失效的文档。文档创建人能够快速在我的文档中查找自己的文档，对文档进行编辑、共享、删除、导入到有权限的工作目录、导入到知识库、或者以邮件、通知、公告的形式分享给相关人员。

我的收藏

对自己常用的文档目录，可以进行收藏，被收藏的文档目录会展现在我的收藏页签中，同时也支持对已收藏的文档目录进行取消收藏，取消收藏后的目录将不再显示在我的收藏页签中。
在我的文档页面中可以通过我的收藏页签，快速查找自己常用的文档目录，并对当前目录中的文件进行维护，也可以在当前文档目录中快速创建文档。在文档查阅页面中可以通过我的收藏页签，快速查找自己想要查阅的文档资料。

订阅审核

没有查阅权限的人员需要查看我的文档时，需要向我发起文档订阅申请。文档创建人可以在订阅审核中对对申请订阅的文档进行统一的审核管理，只有同意订阅的文档，订阅人才能在文档查阅中进行查看。

订阅历史

在订阅历史中，可以查看我的文档被别人订阅的所有历史记录。在查找订阅信息时，可以很详细的了解查看订阅文档的标题、订阅申请人、申请时间、订阅说明、订阅审核时间和结果。对不能再继续订阅的文档，创建人可执行订阅收回操作，收回后，文档的订阅人就不能再查阅当前文档了。

我推荐的

在查阅文档的时候，可以通过文档推荐的方式将文档共享给没有查阅权限的人员。自己推荐给别人的文档会记录在我的推荐页面中，在查找推荐记录时，可以很详细的查看推荐的文档标题、推荐的级别、推荐理由以及推荐日期。

知识共享

所有用户都可以在知识管理中进行知识的分享、讨论、传递和应用，系统提供多种知识共享的方式，包括文档查阅、文档订阅、文档共享、文档推荐、知识地图、知识问答、知识社区交流等。通过多种不拘形式的共享方式来实现增强协同交流和知识共享的目的。

知识门户

知识门户是用户所涉及相关知识内容的统一展现入口，用户可以通过它方便地了解最新知识更新、最新社区动态、专家推荐、知识贡献、积分排名等。通过知识门户，任何用户都可以实时获取最新最热门知识内容、寻找到能够提供帮助的专家、或快速连接到感兴趣的相关知识推荐。
知识门户的使用对象是企业员工，它的建立和使用可以大大提高企业范围内的知识共享，系统提供多种门户标签，用户可以自定义组合不同的门户，提高企业员工的工作效率。

文档查阅

对别人共享给我的文档，可以直接在文档查阅中进行查阅。系统提供三种文档查阅的方式，按所有文档目录查看、按收藏文档目录查看、按关键字的方式查看。
在文档查阅中，对未阅读的文档，系统会有特殊的标记，方便用户快速识别哪些文档是已读哪些是未读的，避免重要的未读文档被遗忘。对有编辑权限的用户还可以在文档查阅中对文档进行编辑、共享、导入到工作目录、导入到知识库、发送至内部邮件、发布到信息发布等操作。

文档订阅

对没有查阅权限的文档，可以在文档查阅中对文档发起订阅申请。订阅的时候可以在所有文档目录中查找要订阅的文档，也可以在自己收藏的文档目录中快速查找要订阅的文档。订阅申请的文档需要文档创建人审核同意后才可以查阅。

在订阅历史中可以查看自己的订阅记录，包括订阅文档的标题，文档的创建人、申请订阅的时间、订阅说明、订阅审核的时间、订阅的状态。
在订阅审核中，可以对别人申请订阅自己的文档进行审核。
在订阅收回中，可以对自己同意别人订阅的文档进行收回操作。
通过对文档的订阅和订阅收回，可以很方便的实现文档的共享管理。

批量共享

对没有查阅权限的用户，比如有新的员工入职、人事或组织机构发生了变动等，需要查看一批原来无法查看的文档，这时管理员就可以通过批量共享的方式将某些文档批量共享给指定的人员。
被批量共享的文档，查阅人在文档查阅中可以直接进行查看。

知识地图

根据系统中知识积累的情况，通过绘制出不同的知识地图，从而将相关知识进行汇聚。系统提供了5种导航地图展示模板，方便用户将各类知识有序化、体系化展现出来。
对于需要查找的知识，用户还可以通过地图类别快速查找相关地图，进而通过地图引导用户快速找到所需的知识。
对于知识地图中的某一节点的知识，可以直接点击进行查阅，知识的查阅权限来源于文档查阅中的权限，对于地图中没有查看权限的知识，同样可以通过申请订阅的方式获取知识的查看权限。对有先后顺序的流程式地图，还可以控制知识查看的顺序，只有某个节点的知识被查阅后，才可以继续查看后续节点的知识。

专家地图

专家地图集中显示各个领域的专家，按照专家排名和专家类别分类显示。通过专家地图可以直接查看当前专家的简介、擅长、发表的观点文档、专家点评过的文档，以及当前专家文档被分享阅读、评论、下载的次数。查看某个专家地图，还可以具体查看当前专家的热点文档、最近读者。对有查看权限的专家文档，还可以点击查看专家文档，对文档进行评论回复、和专家进行线上讨论交流。
对工作中的业务问题，还可以直接向专家提问，获得专家的权威解答；或者向专家发送内部邮件，和专家进行线上有效的沟通交流，对专家知识进行分享。

知识问答

通过提问、解答的方式快速解决组织内常见的工作问题。所有人员都可以共享当前问答，可以对别人的提问进行解答，也可以对别人的解答发表自己的意见，通过对答案点赞和评论方式与其他用户进行交流、讨论，分享自己的见解，一起共享知识。
同时，系统支持问答悬赏，通过积分悬赏，吸引员工积极的解答问题，从而实现问题的高效解决和知识的快速分享。

知识社区

知识社区通过发布帖子的方式分享知识，对感兴趣的帖子，用户可自愿加入版块，获取创建帖子、对别人的帖子进行点赞、评论等权限，通过点赞和评论方式与其他用户进行交流、讨论，分享自身见解及感受，达到交换知识的目的。
同时，系统可设置发帖及评论的奖励机制，促进员工自发自愿的分享、交流经验，最大化的挖掘企业内部的隐性资产。

工作目录查看

工作目录不仅提供了另一种查阅文档的维度，同时还提供了一种自定义收藏文档的方式。有权限的工作目录管理员可以将自己比较关注的文档导入到自己创建的工作目录中，其他有查看权限的人员就可以直接通过工作目录的方式查看相关文档。

特点与优势

统一的知识体系框架

知识管理平台通过构建统一的知识管理体系，形成共享且安全的知识发布、浏览、应用体系，以实现全公司知识共享的知识管理目标。建立统一的知识架构，包括知识分类、知识标签、文档编号、文档版本、文档存放目录、文档审批流程等进行规范化。各部门在使用时，可以通过工作目录及知识体系目录的权限来打造各部门自己的知识体系，使得公司的知识得到全面的使用并扩展，将分散的知识进行有序、有效的整合，提高知识管理的效率和知识利用率。

灵活的权限控制

对于保密的文档我们可以控制把权限不开放给不能看的员工，对于有些只能查看不能编辑的用户，我们只给他查看权限，甚至可以修改的用户我们可以控制他是否可以删除及下载文件，权限控制到每个细节，让文档管理更为规范、严谨。

符合ISO的版本控制

对于企业多变的文档信息，多人员操作同一文档，通常修改记录很难控制，修改过程中出问题很难查找，有了版本控制所有问题迎刃而解，并且我们记录了修改时间和修改人，方便后续的问题处理。该功能也为企业实现ISO文档化提供了强有力的工具。

动态水印技术

互联网下的移动办公为员工提供了随时随地查阅文档资料的便利，提升了工作效率，但同时也存在重要保密文档被泄密的风险。动态水印技术的应用在一定程度上降低了文档被泄密的风险。在对重要的机密文档，可设置水印功能，文档在被查阅时可动态加载当前阅读人员的个人信息作为水印，一旦出现重要资料外泄，可快速追溯相关人员，寻找传播的源头，也在一定程度上对员工的保密意识起到警醒的作用。

电子印章校验

一个公司规范性文档，在经过审批后，加盖电子印章，然后存储在知识管理里面，在知识管理中打开时，能够看到上面的电子印章，能够看到印章的校验效果。

强大的查询功能

知识管理可以对其管理的文件、问答、帖子、图册进行多样化的查询，如按文档名称、关键字，文档编号，创建人、创建日期等进行查询，如果上述查询项目的内容都不清楚，则可以通过全文检索的功能对office等文档的内容进行检索，快速定位到需要的文档，提高了工作的效率。

多维度知识重组整合

知识管理可以对其管理的文件、问答、帖子、图册进行多样化的查询，如按文档名称、关键字、文档编号、创建人、创建日期等进行查询，如果上述查询项目的内容都不清楚，则可以通过全文检索的功能对office等文档的内容进行检索，快速定位到需要的文档，提高了工作的效率。

地图化知识分类

根据系统中知识积累的情况，通过绘制出不同的知识地图，从而将相关知识进行汇聚，方便用户将各类知识有序化、体系化展现出来。对于需要查找的知识，用户还可以通过地图类别快速查找相关地图，进而通过地图引导用户快速找到所需的知识。

专家在线答疑解惑

对工作中的业务问题，还可以直接向专家提问，获得专家的权威解答；或者向专家发送内部邮件，和专家进行线上有效的沟通交流，对专家知识进行分享。

专家文档集中查看

通过专家地图可以查看当前专家的简介、擅长、发表的观点文档、专家点评过的文档，以及当前专家文档被分享阅读、评论、下载的次数。查看某个专家地图，还可以具体查看当前专家的热点文档、最近读者。对有查看权限的专家文档，还可以点击查看专家文档，对文档进行评论回复、和专家进行线上讨论交流。

社区化知识分享

知识社区通过发布帖子的方式分享知识，对感兴趣的帖子，用户可自愿加入版块，获取创建帖子、对别人的帖子进行点赞、评论等权限，通过点赞和评论方式与其他用户进行交流、讨论，分享自身见解及感受，达到交换知识的目的。

文档利用实时监控

系统中存放在各个不同的文档目录中的文档有很多不同的状态，在文档监控中按照文档状态的维度很清晰的显示出了不同状态对应的文档，文档管理员可以实时监控文档当前状态、共享情况、文档日志等。