保山OA与业务系统间的数据整合

OA与业务系统间的数据整合

近些年来不少企业都建立自己的OA系统，并陆续引入了财务软件、进销存、ERP（企业资源规划）、SCM（供应链管理）、HR（人力资源管理）、CRM（客户关系管理）等系统，这些系统虽在提升企业效率和管理的同时，也形成了各自为政的信息孤岛，难于形成整合效应来帮助企业更高效地管理和决策。因此能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件便成了大势所趋，将愈来愈受企业的欢迎。那如何解决OA与业务系统的结合甚至是无缝隙结合呢？

华天动力协同办公系统作为一个数据集成的平台，可以全面、灵便的实现和第三方业务系统，如ERP、HR、CRM、财务等业务系统之间的数据整合，实现数据的同步交换和共享，从而消除信息孤岛，减少重复工作。

下面我们分别介绍OA系统和ERP系统、HR系统、财务系统的整合。

一、OA系统和ERP系统整合

OA系统和ERP系统是企业信息化建设的两大核心，前者面向组织管理，后者面向业务管理，正可谓一文一武，相得益彰。但实际上，要真正让这两种系统相得益彰，还要做一项重要的工作，那就是将OA系统流程管理的强项，和ERP系统数据管理的强项结合起来，实现两种系统间的数据交换和共享，实现整合性的应用。

OA系统和ERP系统之间的数据整合，包括两大部分，一部分是主数据整合，如OA系统对ERP系统中产品、物料数据的共享；另一部分是交易数据整合，如采购单在OA系统中完成审批，之后采购数据自动传到ERP系统中入库。

上海利众集团在多系统间的数据整合上做得很棒，他们在2011年上半年使用了华天动力OA系统，现在已经完全实现了和HR系统、ERP系统的整合应用。在和ERP系统的整合应用上，则同时涉及到了主数据整合和交易数据整合。

如下图所示，为利众集团在OA系统中使用的“采购申请单”，表单内的物品信息（名称、类别、规格、数量、价格等）全部来源于ERP系统，这样就无需在OA系统中重新建立一套物品数据库了。这其实属于主数据的整合。

在申请人输入物品名或简称时，OA系统会自动从ERP系统中检索出匹配的数据供选择。选择物品后，系统就会自动提取该物品的详细信息，并自动填写到“采购申请单”中。此时，申请人只要填写本次采购的数量就可以了，这就大大减少了填写表单的工作量，既避免了录入出错问题，又保证了物品名称的统一。

为了给申请人和审批人提供参考，利众集团还更进一步，让OA系统自动提取采购物品的购买历史，如上图的最下方列表，每次采购的数量和价格都一目了然，为采购管理提供了极大的方便。

在“采购申请单”审批完毕后，系统会直接将采购数据写入ERP系统，更新ERP系统中的库存数据。同样，订单生成、付款申请、供应商的登记等审批都可以在OA系统中进行，原始数据调用自ERP系统，审批结果再写回ERP系统，自动更新ERP系统中的相关数据。这就是交易数据的整合。

通过这样的整合，OA与ERP系统之间便可以进行大量的流程交互和数据整合，从而搭建起一条桥梁来实现双向的沟通和会话，让企业内部的数据畅通无阻，让各种系统融会贯通。

顺畅的数据整合，是如何实现的呢？这要得益于华天动力OA办公系统开放的体系架构设计，也是其工作流2.0（以数据整合为特征，参见www.oa8000.com）的具体体现。通过接口的设置，不管ERP系统的数据库、开发语言、技术架构是什么，也不需要对其做任何改动，只要知道它的数据表结构就可以灵便的实现对接了。

数据接口的设置在华天动力OA系统上显得非常简单，因为他在前台页面上提供了直观的设置窗口，而不需要在后台去编写程序，如下图所示的“外接数据源”设置窗口，只要按项填写好就可以了。显然，你可以添加多个数据源，从各种不同的系统中提取数据。

OA系统在实现数据整合的过程中将发挥越来越重要的作用，由于数据接口设置非常复杂，其他厂商往往需要二次开发来实现整合，无法像华天动力这样，让用户自己就可以灵便的设置。所以，数据整合的需求迫切，但难度也不小，只有不断降低使用的门槛，才能加速各系统间的数据整合，发挥出信息化更大的价值！

二、OA系统和HR系统整合

在实际办公中，OA办公系统内的很多数据，如人员、薪资、考勤、假期等往往来自于HR系统，如果不能够实现数据的自动关联，则需要手工填写，或在OA系统中也建立一套同样的数据源，这无疑是一件非常麻烦的事情。

所以，优秀的OA办公系统必须能够自动从HR系统中提取数据，在OA系统内进行审批后，再将数据回写到HR系统，以保持数据的实时更新，实现数据的交换和共享。

上海利众集团在实现OA系统和HR系统的数据整合上，已经取得了良好的效果。他采用的华天动力OA办公系统，已经全面实现了和HR系统的数据整合，实际上包括两个方面：1、人员信息的数据整合；2、人事业务的数据整合。

1、人员信息的数据整合

为了维护方便，利众集团没有在华天动力OA办公系统中单独建立一套人员结构，而是共用原有HR系统中的人员和部门信息。这就意味着，在OA系统中进行任何流程审批，表单里面的人员、部门等基础信息都直接调用自HR系统。

如下图所示，在OA系统中打开“员工请假申请单”，表单内“申请人信息”的内容全部由OA系统自动从HR系统提取，无须手工填写。而“详细信息”中的内容，只要申请人填写上工号，则OA系统就自动从HR系统中提取后面的姓名、部门、职务、已请事假等信息，也无须再手工填写。

2、人事业务的数据整合

在上面的表单中，我们可以看到员工的已请事假、已请病假、已请年假等数据也都直接取自HR系统，记录了该员工自入职以来的请假天数。当申请单审批完成后，请假天数又会自动传回HR系统，更新HR系统中的数据。下次当该员工再发起请假申请的时候，就会自动累加他的上一次请假天数。

同样，利众集团的入职、调职、离职、调薪、加班等流程审批也都是在华天动力OA办公系统中进行，审批前的数据直接调用自HR系统，审批后的数据再传回HR系统。两个系统之间的数据融会贯通，完全同步，很好的起到了消除信息孤岛，减少重复工作的作用。

如下图所示的“调职调薪单”（部分截图），表单中的薪资数据就是由OA系统直接从HR系统中提取过来的。职等、职务、薪资等内容调整通过审批后，HR系统中的相关数据也会同步更新。

如此频繁的数据整合会不会影响系统的运行速度，增加用户等待的时间呢？不用担心，经过华天动力的优化设计，数据整合达到了即时性的效果，不超过1秒钟的响应时间。

这就是华天动力所提出的工作流2.0的应用：以数据整合为特征，极大的减少重复工作，提升工作效率和OA系统的应用价值。

三、OA系统与财务系统的整合

现在OA系统和财务软件已经成为应用最广泛的管理软件。OA系统以流程管理为核心，包括财务管理中的一系列流程，如借支、报销、采购、预算、差旅费管理等，都是在OA系统中审批流转的。而财务软件以财务管理为核心，实现企业账目、资金账户、企业收支状况等方面的管理，管理的内容是财务数据。随着其自身发展的成熟，它们的应用正进入一个全新的阶段，即实现两种系统间的数据整合。

通过下面的华天动力OA系统的一个实例，我们可以看到费用报销单在OA系统中审批完毕后，报销数据直接传到金蝶KIS系统中生成财务凭证，无需再手工录入。从而实现两种系统的整合应用，达到消除信息孤岛，减少重复工作的目的。

1、OA系统中的费用报销单：

这是员工在OA系统中提交的一份“费用报销单”，需要报销差旅费3726元，各位审批已经签章审批完成。

2、财务软件中的凭证：

上述报销单在OA系统中审批完毕后，报销数据就会自动传入在金蝶KIS系统，生成财务凭证（黑色背景行），可以看到摘要、科目代码、金额等各项目都非常准确和规范：

华天动力是如何实现这种整合的呢？在其官网（www.oa8000.com）上的在线试用版中，我们能够在表单模板设置中看到一个“后台触发程序”的设置。它就像一个桥梁，让OA系统和财务系统之间的数据关联起来。企业可以在OA系统和财务系统之间建立多个这样的关联，实现两种系统的无缝整合。如下图示：

据业内人士介绍，和其他系统间双向性的整合模式不同，OA系统和财务软件之间的整合多是单向的。即只需要将数据从OA系统传到财务软件，而不需要相反，这主要和财务软件的封闭性及敏感性特点有关。

这种整合模式对OA系统提出了新的挑战，因为财务软件的可塑性很小，所以整合的重任就落在了OA系统的身上。既要保证数据整合的准确、便捷，更要保证安全性，很多低端的OA系统的确还难以胜任。

而有的OA系统虽然可以实现这种整合，却又需要进行复杂而昂贵的二次开发。显然对企业来说，还需要在选择OA系统的时候多花点心思，好好的试一试、比一比，才能在整合的过程中称心如意。

从以上案例可以看出，多系统间的数据整合需要设置简便、运行可靠、响应快速，只有这样，才能让用户充分享受多系统整合的价值和乐趣。OA系统在数据整合的工作中大有可为，我们期待着OA厂商们在这方面的设计能够越来越好！