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佛山XX公司实施自动化办公系统

2023-11-02 12:42:56 12461

XX公司实施自动化办公系统

申请报告

XX高管层:

按公司要求,人力资源部现对公司实施OA(自动化办公)系统现实必要性、实施条件的充分性、经济性、以及可带来的效果,列表分析如下:

NO.

公司管理现状和存在的问题

OA系统所提供的解决方案能实现的功效

1

管理思想、制度无法很好地落实

若管理思想或制度能够转化为流程的,就可以得到强制执行,从而保证管理思想的落实。

2

公司人事行政管理方面的信息化程度和水平相对滞后

一套好的管理系统软件,它本身不仅仅是一套系统,所带来的是管理的变革,更可能是借鉴别人先进的管理思想、成果

3

企业面临着较大的发展,人数增加、工作站点增加且分散,管理难度和复杂程度加大

当企业发展到一定程度,必须利用好信息化工具为企业管理服务,在信息化发展如此迅速的今天,企业管理若在信息化进程中落后,其后果可能是灾难性的

4

现有情况下无法很好地保证信息安全,且形势严峻

对于一些机密文件或制度文件,针对不同的操作者,可以规定不同的操作权限,从而保证较好的保密效果

5

没有统一、合适的针对全体员工使用的工作平台

能够把各个部门、各层级的员工统一到同一个工作平台

6

利用传统办公手段,效率不是很理想:300人的企业,其程序化、重复化、机械化的工作量已经很大,人工处理非常不经济

只需一次信息输入,信息调用方便,输出方式人性化,能十分方便地增加或删减员工信息;OA系统能够对每个工作终端的工作事项进行分类,并能进行工作提醒。在其他情况不变的情况下,能在一定程度上提高工作效率

7

公司现包括已有多个工作站点,且各站点分散,信息沟通不畅、感受不到总公司的氛围,难以统一协同在一致的企业文化下

OA系统能提供远程登陆功能,能把全体员工集中到一个系统平台上进行办公,公司公告区信息可自由浏览,针对其他信息也增加了多种沟通渠道,增加对总公司的整体感和认同感

8

交代的工作无法进行监控

能一目了然地事件相关人员的处理情况,并可进行催办

9

若相关人员外出,一些需签批的工作只能后推,或先行办理再补签

相关人员即使外出,只要其能进行上网,就可以登陆系统,进行相应的签批工作的处理,能提供模拟手签功能。

10

管理结果能够进行保存,但管理过程无法进行保存,会因为重要岗位员工的离职,使工作接续不能很好衔接

OA系统不仅能保存管理结果,同时也能保存管理过程,在现有情况下佛山华天动力oa系统大程度减少因人员离职造成的管理中断。比如,资深人员离职,许多相关的技能、方法可能就随之而失去了。

11

日常书面沟通主要利用邮件系统,邮件多、分散且针对同一件事项的邮件无法进行归类

只要某人发起信息,其他人员就可以跟着发表信息,与BBS相似,针对某事项的信息简练、集中、一目了然

12

信息孤岛问题,针对同一件事或人的信息可能存于不同地方,

设置不同工作点同一系统用户,就能对同一个员工或事件进行处理,且信息储存统一;系统具有强大的调用和自动归档功能,针对同一件事或人的信息能进行全部显示

13

没有电子化的客户关系管理,基本利用传统的管理手段

在现有基础上建立电子化客户关系管理系统,尽可能减少因人员离职造成的客户流失

14

没有电子化的资产管理系统,基本利用传统的管理手段

能够对公司资产进行更细致的管理

15

因工作效率低下,若文职类按一个人一天浪费半小时,年平均工资30000元计,50个文职类员工一年浪费工资共131250元。

提高工作效率,降低经营管理成本。

16

买佛山OA系统联系电话186-1522-2784

基本没有进行无纸办公,员工档案全部采用传统纸质档案管理

进行一定程度的无纸办公,并对员工信息采取电子档案管理,节省用纸及油墨费用

经此上对比分析可知:当下购买并实施自动化办公系统是必要、可行、有收效的。

特此申请!敬请批准!

OA应用价值的评估

问题

OA所能实现的功效

协同价值的评估

量化评估

交办任务结果可控性差,制度可执行差,缺泛保障咨询电话:186-15222784(同微信)

加强控制,落实规范

事务处理效率提升

组织沟通效率提升

组织学习能力提升

计划控制能力提升

企业文化建设提升

沟通频度和准确性 >30%

事务处理数量和滞留时间>10%

共享文档数量和引用次数>30%

计划及时性及反馈速度>10%

协助区活跃数和公告点击数>30%

组织沟通不足、沟通效率低下,缺发文化建设的手段与支撑

改善沟通,辅助文化建设

对外界的变化和需求响应迟缓

提高组织敏捷性

信息孤岛效应突出

整合IT系统的信息资源

人员不断增长,办公开支,如通讯,差旅,办公成本的持续增长

降低管理成本,运营成本

信息分散,缺少管理沉淀,缺少组织级学习复制手段

提高组织的学习能力

大幅度降低经营管理成本(直接效益量化评估)

客户基本情况

平均数值

月度成本(万元)

年总成本(万元)

计划使用OA总人数

300



其中本地使用人数

300



异地使用人数




人均月工资

2500

25

300认准网址:http://www.htoa9.cc

人均月移动通讯费

150

1.5

18

总部月坐机通讯费

3000

0.3

3.6

总部月办公用品支出

10000

1

12

直接效益成本分析

节约项目

年节约系数

年总成本(万元)

节省成本(万元)

移动通讯年度节约

2%

18

3.60

固定通讯年度节约

50%

3.6

1.80

办公用品支出节约

80%

12

9.60

人力资源成本节约

6%

300

18.00

直接效益评估



33.00

投入产出比例

项目

预算

每年节省成本

比例

投入产出比例系数

30

33

1

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