XX公司实施自动化办公系统
申请报告
XX高管层：
按公司要求，人力资源部现对公司实施OA（自动化办公）系统现实必要性、实施条件的充分性、经济性、以及可带来的效果，列表分析如下：
NO. | 公司管理现状和存在的问题 | OA系统所提供的解决方案能实现的功效 |
1 | 管理思想、制度无法很好地落实 | 若管理思想或制度能够转化为流程的，就可以得到强制执行，从而保证管理思想的落实。 |
2 | 公司人事行政管理方面的信息化程度和水平相对滞后 | 一套好的管理系统软件，它本身不仅仅是一套系统，所带来的是管理的变革，更可能是借鉴别人先进的管理思想、成果 |
3 | 企业面临着较大的发展，人数增加、工作站点增加且分散，管理难度和复杂程度加大 | 当企业发展到一定程度，必须利用好信息化工具为企业管理服务，在信息化发展如此迅速的今天，企业管理若在信息化进程中落后，其后果可能是灾难性的 |
4 | 现有情况下无法很好地保证信息安全，且形势严峻 | 对于一些机密文件或制度文件，针对不同的操作者，可以规定不同的操作权限，从而保证较好的保密效果 |
5 | 没有统一、合适的针对全体员工使用的工作平台 | 能够把各个部门、各层级的员工统一到同一个工作平台 |
6 | 利用传统办公手段，效率不是很理想：300人的企业，其程序化、重复化、机械化的工作量已经很大，人工处理非常不经济 | 只需一次信息输入，信息调用方便，输出方式人性化，能十分方便地增加或删减员工信息；OA系统能够对每个工作终端的工作事项进行分类，并能进行工作提醒。在其他情况不变的情况下，能在一定程度上提高工作效率 |
7 | 公司现包括已有多个工作站点，且各站点分散，信息沟通不畅、感受不到总公司的氛围，难以统一协同在一致的企业文化下 | OA系统能提供远程登陆功能，能把全体员工集中到一个系统平台上进行办公，公司公告区信息可自由浏览，针对其他信息也增加了多种沟通渠道，增加对总公司的整体感和认同感 |
8 | 交代的工作无法进行监控 | 能一目了然地事件相关人员的处理情况，并可进行催办 |
9 | 若相关人员外出，一些需签批的工作只能后推，或先行办理再补签 | 相关人员即使外出，只要其能进行上网，就可以登陆系统，进行相应的签批工作的处理，能提供模拟手签功能。 |
10 | 管理结果能够进行保存，但管理过程无法进行保存，会因为重要岗位员工的离职，使工作接续不能很好衔接 | OA系统不仅能保存管理结果，同时也能保存管理过程，在现有情况下最大程度减少因人员离职造成的管理中断。比如，资深人员离职，许多相关的技能、方法可能就随之而失去了。 |
11 | 日常书面沟通主要利用邮件系统，邮件多、分散且针对同一件事项的邮件无法进行归类 | 只要某人发起信息，其他人员就可以跟着发表信息，与BBS相似，针对某事项的信息简练、集中、一目了然 |
12 | 信息孤岛问题，针对同一件事或人的信息可能存于不同地方， | 设置不同工作点同一系统用户，就能对同一个员工或事件进行处理，且信息储存统一；系统具有强大的调用和自动归档功能，针对同一件事或人的信息能进行全部显示 |
13 | 没有电子化的客户关系管理，基本利用传统的管理手段 | 在现有基础上建立电子化客户关系管理系统，尽可能减少因人员离职造成的客户流失 |
14 | 没有电子化的资产管理系统，基本利用传统的管理手段 | 能够对公司资产进行更细致的管理 |
15 | 因工作效率低下，若文职类按一个人一天浪费半小时，年平均工资30000元计，50个文职类员工一年浪费工资共131250元。 | 提高工作效率，降低经营管理成本。 |
16 | 基本没有进行无纸办公，员工档案全部采用传统纸质档案管理 | 进行一定程度的无纸办公，并对员工信息采取电子档案管理，节省用纸及油墨费用 |
经此上对比分析可知：当下购买并实施自动化办公系统是必要、可行、有收效的。
特此申请！敬请批准！
OA应用价值的评估 | |||
问题 | OA所能实现的功效 | 协同价值的评估 | 量化评估 |
交办任务结果可控性差，制度可执行差，缺泛保障 | 加强控制，落实规范 | 事务处理效率提升 组织沟通效率提升 组织学习能力提升 计划控制能力提升 企业文化建设提升 | 沟通频度和准确性 >30% 事务处理数量和滞留时间>10% 共享文档数量和引用次数>30% 计划及时性及反馈速度>10% 协助区活跃数和公告点击数>30% |
组织沟通不足、沟通效率低下，缺发文化建设的手段与支撑 | 改善沟通，辅助文化建设 | ||
对外界的变化和需求响应迟缓 | 提高组织敏捷性 | ||
信息孤岛效应突出 | 整合IT系统的信息资源 | ||
人员不断增长，办公开支，如通讯，差旅，办公成本的持续增长 | 降低管理成本，运营成本 | ||
信息分散，缺少管理沉淀，缺少组织级学习复制手段 | 提高组织的学习能力 | ||
大幅度降低经营管理成本（直接效益量化评估） | |||
客户基本情况 | 平均数值 | 月度成本（万元） | 年总成本（万元） |
计划使用OA总人数 | 300 | ||
其中本地使用人数 | 300 | ||
异地使用人数 | |||
人均月工资 | 2500 | 25 | 300 |
人均月移动通讯费 | 150元 | 1.5 | 18 |
总部月坐机通讯费 | 3000元 | 0.3 | 3.6 |
总部月办公用品支出 | 10000元 | 1 | 12 |
直接效益成本分析 | |||
节约项目 | 年节约系数 | 年总成本（万元） | 节省成本（万元） |
2% | 18 | 3.60 | |
固定通讯年度节约 | 50% | 3.6 | 1.80 |
办公用品支出节约 | 80% | 12 | 9.60 |
人力资源成本节约 | 6% | 300 | 18.00 |
直接效益评估 | 33.00 | ||
投入产出比例 | |||
项目 | 预算 | 每年节省成本 | 比例 |
投入产出比例系数 | 30万 | 33万 | 1 |
| 客服电话 | 186-1522-2784 |
| 销售电话 | 186-1522-2784 |
| 联系邮箱 | ma@htoa9.cc |
| 联系地址 | 市中区顺河东街66号银座晶都2号 |
| 微信联系 |  |
