关于集团公司协同办公系统上线运行方案的通知
集团公司各单位:
为保证集团公司协同办公系统项目扎实推进、如期完成,交付使用后正常运行,在目前已基本具备试运行条件的情况下,结合集团公司实际现状,本着先易后难、分批实施,抓好“关键性”和“经常性”功能应用的原则,特制定集团公司协同办公系统上线运行方案。
一、工作进度安排
(一)确定公文流程阶段:2月1日-2月29日。
明确公文处理(收发文审批等)现行流程,召开专题会议讨论确认;建立电子流程,并在试点单位测试运行。
试点单位包括:公司办公室、党群工作部、人力资源部、科技发展部、信息技术中心、股份总经办、农装事业部。
(二)培训与系统配置阶段:2月18日-3月30日。
1、普通员工培训,2月18日-2月29日。
培训时间 | 培训单位 |
第一批 18日-19日 | |
第二批 20日-21日 | |
第三批 22日-23日 | |
第四批 24日-25日 | |
第五批 26日-27日 | |
第六批 28日-29日 |
经培训后进行上机操作考试,考试不合格者进入下期继续培训直至合格。
2、系统基础应用设置,各批次系统管理员培训后一周内完成。由各单位系统管理员制定本单位的项目推进计划,对本单位的用户、权限、栏目等进行核对、设置,并完成用户权限设置、栏目设置。
3、各单位系统管理员完成本单位内部流程的设计、设置,各批次系统管理员培训后两周内完成。
4、最终用户培训、系统模拟运行,3月1日-30日。
普通用户培训:各单位的OA用户(含单位领导)通过培训掌握OA系统的基本使用技能,由各单位系统管理员负责组织并记录培训情况。
领导用户培训:集团公司、股份公司领导由项目组统一组织培训。
经培训后各单位用户实际操作OA系统进行练习试用,熟悉OA软件的使用方法,以真实的业务为实例进行并行运行。
(三)试运行阶段:4月1日-5月31日。
1、自4月1日起,各单位之间的公文来往、信息稿件的报送和信息期刊的发布、督催办通知的下达和办理结果反馈等,可分别通过协同办公系统进行。正式公文、公告、会议通知、简报、工作安排、督催办通知及其反馈应具备发送电子文档条件。
2、为确保办文方式平稳过渡,各类文件在试运行期间可采用纸质和电子文件同步进行,经过不断完善后,逐步取消纸质文件;各单位间的公文传递除了在系统上发送电子文件外,还应按传统方式同步提交一份纸质文件,纸质文件和电子文件内容应保持一致;公文流转过程中,当纸质文件先于电子文件送达时,不得将纸质文件转入下一流程。
3、系统登陆地址为http://*****:9081/easportal。各用户在首次登陆成功后必须立即重新设置个人密码,以免出现越权操作;所有OA系统用户应保管好用户密码口令,不得随意泄漏给无关人员;所有OA系统用户工作时间都必须登录OA系统查看文件,确保信息畅通;出差或请假期间,须指定授权的公文代办人代办。
4、4月30 日完成与业务系统集成开发及推广培训,5月1日开始集成开发功能试运行。
5、项目组根据试运行情况修改完善相关流程、功能,建立系统管理制度、操作指南及相关文档;建立备份机制和灾难恢复机制;建立应急预案。
(四)正式运行与总结阶段:6月1日-6月30日。
1、自6月1日起,集团公司全面联网办公,所有非涉密一般性文件、公告、通知、内部刊物、办公信息等,除发放少量纸质文件供存档或对外办事使用外,均以电子文件形式在系统内流转、发放,涉密和不便通过系统流转的文件仍按纸质文件方式处理。
2、项目组根据实施情况进行项目实施总结,整理项目文档,组织项目验收。
二、工作要求
(一)加强领导,抓好落实。
1、实施协同办公系统是一项时间紧、要求高、技术性强、涉及面广的工作,各单位要高度重视,加强领导,切实做好系统的应用推广工作,严格按照项目要求处理电子公文和信息文件,积极组织有关人员学习系统应用相关知识,熟悉掌握系统操作方法和业务规范,尽快完成从传统办公方式向电子办公方式转变。
2、协同办公系统试运行期间,项目组负责组织协调做好各项准备和运行工作,同时负责做好各单位培训工作。
3、各单位各部门成立专门工作小组,明确2名系统管理员,并由一名领导主管此项工作。
(二)建章立制,严格管理。
1、为加强管理,确保电子公文安全、规范传输,在系统正式运行前公司办负责制定《协同办公系统使用管理办法》,规范电子公文接收、登记、分办、批办、承办以及电子公文的拟稿、审核、签发、编号、分发、归档等各环节处理规程;信息技术中心负责制定《协同办公系统技术管理制度》;实施顾问负责制定《协同办公系统使用手册》。
2、各单位要建立健全管理制度,包括网络管理制度、电子公文管理制度、安全保密制度等,确保电子公文的严肃性和安全性;科学划分管理权限,加强安全管理,严格控制无关人员对系统的访问,及时清除计算机病毒,排除各种安全隐患,确保办公和网络信息的安全;落实专人负责电子公文的接收、发送及电子公章的使用等工作,确保公文交换安全、保密、准确、及时。
3、协同办公系统由信息技术中心统一维护,试运行期间为每个单位指派一名联络员,辅导各单位项目推进工作。各单位在应用过程中如果遇到困难、问题或产生新的需求,可及时与信息技术中心联系解决。
(三)资源共享,强化督查。
1、协同办公系统是集团公司统一推广使用的办公自动化软件,各单位必须统一使用,保证公文流转和办公流程的顺畅。项目组要抓好系统建设和管理,确保该系统逐步满足各单位的办公需要。
2、尚未接入集团公司骨干网的单位,抓紧时间与信息技术中心联系,尽快实现联网。
3、协同办公系统试运行和应用工作纳入各单位的绩效目标管理。项目组加强督促、检查,及时掌握动态,各单位的项目主管领导、系统管理员定期召开会议,对项目工作不合格的单位列出名单,并进行批评考核。
三、考核办法
在协同办公项目推进过程中,对影响系统试运行和应用工作,未能按项目进度要求完成任务的单位, 视具体情况及影响程度在当月考核系统管理员100-300元,责任单位领导500-1000元,除经济处罚外还将给予通报批评并责令改正。按进度完成任务并取得良好效果的单位,根据考核情况,对系统管理员和单位主管领导进行嘉奖。各单位根据项目组下达的考核通知单落实考核。
(一)各实施单位考核要求。
1、项目组织:成立项目组,指派专人负责项目推进。
2、项目进度:按进度安排完成相应的项目实施和应用工作。
3、项目应用:集团公司、股份公司各职能部门全员应用,子公司、专业厂办公室、职能科室及主要领导应用;公文流转顺畅,无延迟;知识文档等栏目健全,设计合理,各栏目内容丰富,及时更新;实现公共信息资源共享,信息传递快捷。
4、试运行阶段结束时达到以下两个指标:
(1)应用范围值:A(人均上线频率)大于1次/人/天
(2)应用效率值:B(注册人员经常性在线率)大于30%
(二)各单位系统管理员考核要求。
1、按时参加培训,完成所有课程,无缺勤记录,参加培训考试成绩合格。
2、胜任并完成本单位的系统基础设置,核对本单位行政组织结构、设置维护OA用户名单及用户权限,保证数据正确无误。
3、根据项目总体进度要求,制定本单位的项目推进计划,并组织实施。
4、对本单位的用户进行业务应用功能培训,达到用户培训率100%,指导本单位用户的系统应用,并及时解决相关问题。
5、设置并管理本单位的新闻中心、通知公告、知识中心栏目,推进本单位各栏目的应用。
6、分析并设计本单位内部业务流程,并推进流程的应用。
7、按照项目要求处理电子公文和信息文件。
8、项目组安排的其他工作。
主题词:信息 系统 办公自动化 方案 通知
集团公司办公室 2022年2月20日印发
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